Privacy Policy

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Voor vragen over deze privacy policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

2. Toepasselijkheid en reikwijdte

Deze privacy policy is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

• Sollicitanten: personen die solliciteren naar een functie via TopTalent of zich inschrijven in onze kandidatenpool
• (Flex)medewerkers en uitzendkrachten: personen die via TopTalent werkzaam zijn bij opdrachtgevers
• ZZP'ers: zelfstandige professionals die via TopTalent worden bemiddeld naar opdrachtgevers
• Opdrachtgevers: horecabedrijven, evenementenlocaties, cateringbedrijven en andere zakelijke klanten
• Websitebezoekers: personen die onze website bezoeken
• Contactpersonen: personen die contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of andere communicatiekanalen

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw relatie met TopTalent verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Identiteits- en contactgegevens

• Voor- en achternaam, voorletters, titulatuur
• Geslacht en geboortedatum
• Geboorteplaats en geboorteland
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land)
• Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen)
• Nationaliteit
• Gegevens uit de controle van uw identiteitsbewijs: uw naam en geboortedatum zoals op het document, uw nationaliteit, het soort document, het documentnummer, de vervaldatum en de uitslag (zie paragraaf 10f). Wij bewaren geen kopie van uw identiteitsbewijs; alleen als u van buiten de EER of Zwitserland komt, vraagt de Wet arbeid vreemdelingen om een kopie.

3.2 CV- en sollicitatiegegevens

• Curriculum vitae (CV) en motivatiebrieven
• Opleidingsgegevens en diploma's
• Certificaten en vakbekwaamheidsbewijzen (zoals HACCP, BHV, Sociale Hygiëne)
• Referenties en referentiegegevens
• Sollicitatienotities en beoordelingen
• Profielfoto (indien door u verstrekt)

3.3 Werkervaring, beschikbaarheid en vaardigheden

• Werkervaring en arbeidsverleden in de horeca
• Functievoorkeuren en gewenst salaris
• Beschikbaarheid en werkbare uren
• Specifieke horecavaardigheden (barista, barkeeper, bediening, keuken, etc.)
• Talenkennis en communicatieve vaardigheden
• Eigen vervoer en reisbereidheid
• Fysieke mogelijkheden relevant voor de functie

3.4 Burgerservicenummer (BSN)

• Burgerservicenummer (uitsluitend indien wettelijk verplicht voor loonadministratie en belastingaangifte)
• Het BSN wordt alleen verwerkt op grond van artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG en relevante fiscale wetgeving

3.5 Bank- en betaalgegevens

• IBAN-rekeningnummer en tenaamstelling
• Loonheffingskorting en loonbelastingverklaring
• Eventuele loonbeslagen (indien van toepassing)

3.5a Uitbetaling en facturen namens zzp'ers

Werkt u als zelfstandige (zzp'er) via TopTalent, dan verwerken wij voor uw uitbetaling en, als u daarvoor akkoord heeft gegeven, voor het opmaken van facturen namens u (zelffacturering):

• uw naam, adres, KvK-nummer, btw-id en uw keuze voor de kleineondernemersregeling (KOR);
• uw IBAN en het rekeningnummer waarop wij u hebben betaald;
• de diensten, uren, tarieven, toeslagen en reiskosten op uw facturen, de factuurnummers en de status van de uitbetaling;
• wanneer u akkoord gaf op zelffacturering, op welke versie van de tekst, en of u het akkoord heeft ingetrokken.

Wij doen dit om u te kunnen betalen en om de facturen op te maken die de wet vraagt. De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met u (artikel 6 lid 1 sub b AVG) en onze fiscale verplichtingen (artikel 6 lid 1 sub c AVG).

Voor de uitbetaling maken wij een betaalbestand dat wij zelf bij onze bank aanbieden. Daarbij gaan uw naam, uw IBAN, het bedrag en het factuurnummer naar onze bank. Facturen en de gegevens die daarbij horen bewaren wij 7 jaar (fiscale bewaarplicht), ook als u uw account laat verwijderen.

Is uw uitbetaling verwerkt, dan krijgt u daarvan een melding in uw meldingenoverzicht (en een pushmelding als u die heeft aangezet), met het factuurnummer, het bedrag en de laatste vier cijfers van uw rekeningnummer. Die melding bewaren wij 90 dagen, zoals alle meldingen (zie paragraaf 6).

3.6 Contract- en plaatsingsgegevens

• Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
• Urenregistraties en werkroosters
• Plaatsingsgegevens bij opdrachtgevers
• Verlof- en verzuimregistratie
• Functioneringsgesprekken en beoordelingen
• Eventuele incidenten of klachten

3.7 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie
• Telefoonnotities en WhatsApp-berichten (zakelijk)
• Feedback en evaluaties
• Klachten en geschillen

3.8 Website- en cookiegegevens

• IP-adres en browsertype
• Apparaatgegevens en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en klikgedrag
• Datum en tijdstip van websitebezoek
• Verwijzende website (referrer)
• Cookie-voorkeuren

3.9 Gegevens van opdrachtgevers

• Bedrijfsnaam en rechtsvorm
• KvK-nummer en BTW-nummer
• Vestigingsadres en factuuradres
• Contactpersonen en hun contactgegevens
• Bankgegevens voor facturatie
• Contractgegevens en tariefafspraken

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Werving en selectie

• Beoordelen van sollicitaties en geschiktheid voor functies
• Matchen van kandidaten met vacatures en opdrachten
• Opbouwen en onderhouden van een kandidatenpool
• Uitvoeren van referentiechecks
• Communicatie over beschikbare functies en opdrachten

4.2 Uitvoering arbeidsovereenkomst/bemiddeling

• Aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten of overeenkomsten van opdracht
• Planning en inzet van personeel bij opdrachtgevers
• Spoedplaatsingen en last-minute personeelsinzet
• Communicatie over werkzaamheden, roosters en wijzigingen
• Tonen hoe ver een dienst ongeveer van u af ligt en u alleen meldingen sturen over nieuwe diensten die bij u passen (zie paragraaf 10d)

4.3 Verloning en salarisadministratie

• Berekenen en uitbetalen van loon, toeslagen en onkostenvergoedingen
• Inhouden en afdragen van loonheffingen en sociale premies
• Verstrekken van loonstroken en jaaropgaven
• Samenwerking met payroll- en backofficepartijen

4.4 Planning en urenregistratie

• Opstellen en beheren van werkroosters
• Registreren van gewerkte uren
• Accorderen van urenstaten
• Verlof- en verzuimadministratie

4.5 Facturatie en debiteurenbeheer

• Opstellen en verzenden van facturen aan opdrachtgevers
• Incasso van openstaande vorderingen
• Financiële administratie en rapportage

4.6 Wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan fiscale verplichtingen (Belastingdienst)
• Op verzoek van de Nederlandse Arbeidsinspectie kunnen laten zien wie er op een dienst werkte (Wet arbeid vreemdelingen)
• Wet arbeid vreemdelingen (WAV) en controle werkvergunningen
• Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI)
• Arbo-wetgeving en veiligheidsverplichtingen
• Pensioenverplichtingen (StiPP)
• NEN 4400-1 / SNA-certificering en normering

4.7 Relatiebeheer en communicatie

• Onderhouden van contact met kandidaten en opdrachtgevers
• Versturen van nieuwsbrieven en relevante informatie (met toestemming)
• Klanttevredenheidsonderzoeken
• Behandelen van vragen, klachten en geschillen

4.8 Websitebeheer en verbetering dienstverlening

• Waarborgen van de technische functionaliteit van de website
• Analyseren van websitegebruik en verbeteren van de gebruikerservaring
• Beveiligen van de website tegen misbruik

5. Rechtsgrondslagen conform artikel 6 AVG

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

Verwerking die noodzakelijk is voor:

• Het aangaan en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst of uitzendovereenkomst
• Het uitvoeren van bemiddelingsactiviteiten
• Het uitvoeren van overeenkomsten met opdrachtgevers
• Precontractuele maatregelen (sollicitatieprocedure)

5.2 Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

Verwerking die noodzakelijk is voor:

• Fiscale verplichtingen (bewaren administratie, aangifte loonheffingen)
• Kopie van het identiteitsbewijs van zzp'ers van buiten de EER of Zwitserland (Wet arbeid vreemdelingen)
• Wet arbeid vreemdelingen (WAV)
• WAADI-registratie en ketenaansprakelijkheid
• Pensioenwetgeving
• Arbeidsomstandighedenwet

5.3 Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang voor:

• Marketing en acquisitie (met inachtneming van opt-out mogelijkheden)
• Beveiliging van systemen en gegevens
• Verbetering van onze dienstverlening
• Beoordelingen van werkgevers door werknemers en kengetallen over werkgevers (zie paragraaf 10e)
• Controle van uw identiteit voordat u als zzp'er op diensten kunt reageren, om identiteitsfraude en het delen van accounts te voorkomen (zie paragraaf 10f)
• Interne bedrijfsvoering en managementrapportages
• Juridische claims en geschillen

5.4 Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

Verwerking op basis van uw uitdrukkelijke toestemming voor:

• Opname in onze kandidatenpool voor toekomstige vacatures
• Versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
• Plaatsing van niet-noodzakelijke cookies
• Sessie-opnames in de TopTalent-app (zie paragraaf 10c)
• Delen van gegevens met derden buiten de directe dienstverlening

U kunt een gegeven toestemming te allen tijde intrekken. Zie hiervoor paragraaf 12.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijk vereist. Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen per categorie:

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

Meldingen die wij u sturen over uw diensten, uren, facturen, uitbetalingen of account, bijvoorbeeld als pushmelding, bewaren wij ook in het meldingenoverzicht van uw account, zodat u ze kunt teruglezen. Wij bewaren meldingen 90 dagen; daarna worden ze automatisch verwijderd. Wordt uw account verwijderd, dan verwijderen wij ook uw meldingen. Dat geldt alleen voor de meldingen zelf: facturen en de gegevens van uw uitbetalingen bewaren wij zoals in de tabel hierboven en in paragraaf 3.5a staat.

7. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

7.1 Opdrachtgevers

Om onze dienstverlening uit te voeren, delen wij relevante gegevens met opdrachtgevers (horecabedrijven, evenementenlocaties, cateringbedrijven), waaronder:

• Naam en contactgegevens
• Relevante werkervaring en vaardigheden
• Beschikbaarheid
• Certificaten relevant voor de functie

Gevoelige gegevens zoals BSN en bankgegevens worden nimmer met opdrachtgevers gedeeld.

7.2 Dienstverleners en verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende categorieën dienstverleners die als verwerker optreden:

• Salarisverwerkers en payroll-partners: voor de uitvoering van de loonadministratie
• Boekhoudsoftware en administratiekantoren: voor financiële administratie
• ATS-systemen (Applicant Tracking System): voor werving en selectie
• Planningssoftware: voor roostering en urenregistratie
• Hostingproviders: voor het hosten van onze website en systemen
• E-mailproviders: voor zakelijke communicatie
• CRM-systemen: voor relatiebeheer

Daarnaast maken wij gebruik van de volgende specifieke verwerkers:

• OpenAI (VS): voor AI-ondersteunde screening van kandidaatprofielen (geanonimiseerd, zonder naam of geboortedatum)
• Sentry (VS): voor foutmonitoring en applicatiestabiliteit (geen persoonsgegevens)
• Vercel (VS): voor hosting, analytics en performance monitoring (alleen met uw toestemming voor analytics)
• Supabase: voor de database en de opslag van documenten (servers in Frankfurt, Duitsland)
• Resend (VS): voor het verzenden van e-mails vanuit onze systemen
• Mollie (Nederland): voor de betaling van boetes
• Expo / 650 Industries (VS), Apple en Google: voor het bezorgen van pushmeldingen in de TopTalent-app
• Didit (Didit Identity Spain S.L., Barcelona, Spanje; servers van Amazon Web Services in Ierland): voor de controle van uw identiteitsbewijs (zie paragraaf 10f). Didit werkt daarbij in onze opdracht. Wij hebben bij Didit uitgezet dat uw gegevens worden gebruikt om zijn systemen te trainen. Voor één beperkt doel is Didit zelf verantwoordelijk: Didit gebruikt gepseudonimiseerde gegevens uit de controle om fraude en misbruik te bestrijden en om zijn eigen platform te beveiligen (zie paragraaf 10f).
• PostHog (servers in Frankfurt, Duitsland): voor gebruiksstatistieken van de website, de portalen en de app, zonder naam of e-mailadres (op de website alleen met uw toestemming voor analytics), en voor sessie-opnames in de app, alleen als u daar in de app toestemming voor geeft (zie paragraaf 10c). Op de website en in de portalen maken wij geen schermopnames.

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de eisen van artikel 28 AVG.

Voor de afstand tot diensten in het werknemersportaal en de app sturen wij alleen postcodes naar de PDOK Locatieserver van de Nederlandse overheid, zonder naam, adres of andere gegevens (zie paragraaf 10d).

7.3 Overheidsinstanties

Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verstrekken aan:

• Belastingdienst (loonheffingen, btw-aangifte)
• UWV (sociale verzekeringen, ziekmeldingen)
• Pensioenfonds StiPP
• Nederlandse Arbeidsinspectie (bij controles)
• Justitiële autoriteiten (bij gerechtelijk bevel)

7.4 Certificerende instanties

In het kader van onze SNA-certificering (NEN 4400-1) kunnen gegevens worden ingezien door auditoren van de Stichting Normering Arbeid.

7.5 Overige derden

• Juridische adviseurs en advocaten (bij geschillen)
• Verzekeraars (bij claims of aansprakelijkheidskwesties)
• Incassobureaus (bij openstaande vorderingen)

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

In beginsel worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien wij gebruikmaken van dienstverleners die gegevens verwerken buiten de EER, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie
• Binding Corporate Rules (BCR's)
• Andere wettelijk toegestane mechanismen

Dit kan van toepassing zijn bij het gebruik van diensten zoals Google (Analytics), Microsoft, of cloudproviders met servers buiten de EU. U kunt bij ons navragen welke waarborgen in specifieke gevallen zijn getroffen.

9. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Hieronder vindt u informatie over de verschillende soorten cookies die wij gebruiken:

9.1 Noodzakelijke/functionele cookies

Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze worden gebruikt voor:

• Onthouden van uw cookievoorkeuren
• Sessiemanagement en beveiliging
• Werking van formulieren

9.2 Analytische cookies

Met uw toestemming gebruiken wij analytische cookies om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken:

• Google Analytics: voor websitestatistieken (IP-anonimisering ingeschakeld)
• PostHog: om te zien hoe de website en de portalen worden gebruikt, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht en waar bezoekers afhaken (zonder schermopnames, zonder naam of e-mailadres; servers in Frankfurt)
• Bezoekersaantallen en paginaweergaven
• Herkomst van bezoekers
• Gebruikte apparaten en browsers

9.3 Marketing cookies

Met uw toestemming kunnen wij marketing cookies plaatsen voor:

• Gerichte advertenties op sociale media (Meta/Facebook, LinkedIn)
• Remarketing en retargeting
• Conversietracking

9.4 Cookievoorkeuren beheren

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om uw cookievoorkeuren aan te geven. U kunt uw voorkeuren te allen tijde wijzigen via de cookie-instellingen op onze website of via uw browserinstellingen.

10. Gebruik van externe systemen

Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van diverse externe systemen en software:

Met alle leveranciers die persoonsgegevens verwerken zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

10b. Gebruik van Artificiële Intelligentie (AI)

TopTalent maakt gebruik van AI-technologie ter ondersteuning van haar dienstverlening:

Kandidaat-screening

Wij gebruiken AI (via OpenAI) om kandidaatprofielen te evalueren op basis van werkervaring, beschikbaarheid, vaardigheden en motivatie. Hierbij worden geen identificerende persoonsgegevens (naam, geboortedatum) naar de AI gestuurd. De AI genereert een score en aanbeveling, maar een medewerker neemt altijd de eindbeslissing.

Lead scoring

Voor zakelijke leads (B2B) gebruiken wij AI om de kwaliteit van potentiële klanten te beoordelen op basis van bedrijfskenmerken. Dit betreft geen persoonsgegevens van natuurlijke personen.

Uw rechten bij AI-verwerking

• U kunt altijd een menselijke herbeoordeling aanvragen
• U heeft het recht op uitleg over hoe de AI-score tot stand is gekomen
• U kunt bezwaar maken tegen AI-verwerking van uw gegevens

10c. De TopTalent-app

TopTalent heeft een app voor iOS en Android, voor werknemers en werkgevers. Deze privacy policy geldt ook voor de app. Hieronder leest u wat de app specifiek doet met uw gegevens.

Welke gegevens de app verwerkt

De app is een andere toegang tot hetzelfde account als het werknemers- of werkgeversportaal op deze website. De gegevens worden bewaard op onze servers, niet in de app. Het gaat om:

• Inloggen: uw e-mailadres en wachtwoord
• Werknemers: profielgegevens (naam, e-mail, telefoon, adres, geboortedatum, factuuradres, btw-nummer, IBAN en KOR-keuze), profielfoto, geüploade documenten (zoals werk- of verblijfsvergunning, VOG, KvK-uittreksel, loonheffingsverklaring en contract, en alleen als u van buiten de EER of Zwitserland komt een kopie van uw identiteitsbewijs, zie paragraaf 10f), diensten en aanmeldingen, beschikbaarheid, de maximale afstand voor meldingen, werkgevers die u heeft bewaard of verborgen, gewerkte uren en verdiensten, en berichten aan TopTalent. De app toont alleen óf uw BSN is gecontroleerd, niet het BSN zelf.
• Werkgevers: bedrijfsgegevens (contactpersoon, e-mail, telefoon, adres, KvK- en btw-nummer), personeelsaanvragen en diensten, goedgekeurde uren, facturen en beoordelingen die u over werknemers geeft
• Pushmeldingen: een pushtoken van uw toestel en het platform (iOS of Android), zie hieronder

Camera en foto's

De app vraagt pas om toegang tot de camera of uw foto's op het moment dat u de functie gebruikt:

• QR-code scannen (werkgever): bij het inchecken scant u de QR-code van de werknemer. Alleen de gelezen code (met daarin het id en de naam van de werknemer) wordt naar onze server gestuurd. Camerabeelden worden niet opgeslagen of verstuurd.
• Foto of document uploaden (werknemer): voor uw profielfoto of een document kunt u een foto maken of een foto of bestand kiezen. Alleen wat u zelf kiest om te uploaden, wordt naar ons verstuurd.

Bewegingssensor

Het QR-pasje van de werknemer kantelt mee als u de telefoon beweegt. Daarvoor leest de app de bewegingssensor van het toestel uit. Die gegevens worden alleen op het toestel gebruikt voor dit visuele effect en worden niet opgeslagen of verstuurd.

Pushmeldingen

Als u toestemming geeft, stuurt de app meldingen over uw werk bij TopTalent, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een dienst, een nieuwe dienst, een geannuleerde dienst, een nieuwe aanmelding, uren die op goedkeuring wachten, een nieuwe factuur of een verwerkte uitbetaling. Daarvoor slaan wij een pushtoken van uw toestel op, gekoppeld aan uw account. De meldingen lopen via:

• Expo Push Service van 650 Industries, Inc. (VS)
• Apple Push Notification service (iPhone)
• Firebase Cloud Messaging van Google (Android)

Bij het uitloggen wordt het pushtoken van dat toestel bij ons verwijderd. Werknemers kunnen meldingen in de app uitzetten onder Account → Meldingen en wachtwoord. Iedereen kan meldingen ook uitzetten in de instellingen van de telefoon. Elke pushmelding bewaren wij daarnaast in uw meldingenoverzicht (zie paragraaf 6).

Gebruiksstatistieken

Om de app te verbeteren meten wij welke schermen worden geopend en welke stappen worden gezet, bijvoorbeeld een aanmelding voor een dienst of het indienen van uren. Wij sturen daarbij geen naam, e-mailadres of telefoonnummer mee. De gegevens gaan naar PostHog (servers in Frankfurt, Duitsland). Wij doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang om de app te verbeteren. U kunt het altijd uitzetten in de instellingen van de app, onder “Gebruiksstatistieken delen”. Deze statistieken zijn geen schermopnames; die maken wij alleen als u daar apart toestemming voor geeft (zie hieronder).

Sessie-opnames (alleen met uw toestemming)

Als u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft, legt de app vast hoe u door de app gaat (een sessie-opname), zodat wij kunnen zien waar de app onduidelijk is of niet goed werkt. Dit staat standaard uit: zonder uw toestemming maakt de app geen sessie-opnames.

• Alle invoervelden en afbeeldingen worden in de opname gemaskeerd, zodat wat u invult of ziet aan foto's niet te lezen is.
• Gevoelige schermen worden helemaal niet opgenomen: inloggen, registreren, profiel, documenten, financiële gegevens, betalen en inchecken.
• Een opname hangt niet aan uw naam of account, alleen aan een willekeurig (anoniem) toestel-id.
• Technische logboeken van de app (consolelogs en netwerkverzoeken) worden niet opgenomen.
• Wij gebruiken de opnames alleen om de app te verbeteren.

De opnames gaan naar PostHog (servers in Frankfurt, Duitsland) en worden na 30 dagen automatisch verwijderd. De grondslag is uw toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG). U kunt de opnames altijd stoppen in de app onder Privacy; daarmee trekt u uw toestemming in.

Opslag op uw toestel

De app bewaart op uw toestel, in de beveiligde opslag van iOS (Keychain) of Android (Keystore):

• uw sessietoken, zodat u ingelogd blijft;
• voor werknemers een offline kopie van het QR-pasje (naam, id, functie en de eerstvolgende dienst), zodat het pasje ook zonder internet werkt;
• of u meldingen zelf heeft uitgezet.

Het sessietoken en het QR-pasje worden gewist als u uitlogt. Voor de gebruiksstatistieken en sessie-opnames bewaart de app daarnaast een willekeurig id en uw keuzes daarover.

Wat de app niet doet

• De app gebruikt de locatie (gps) van uw toestel niet. Voor de afstand tot diensten gebruiken wij alleen uw postcode (zie paragraaf 10d).
• De app bevat geen advertenties, volgt u niet buiten de app en gebruikt geen advertentie-ID.
• De app gebruikt de microfoon, uw contacten en uw agenda niet.

Betalen

Een werknemer van wie het account is gepauzeerd vanwege een boete, kan die boete betalen via Mollie. De app opent daarvoor de betaalpagina van Mollie in de browser. Uw bank- of kaartgegevens vult u in bij Mollie, niet in de app.

Dienstverleners voor de app en de portalen

• Supabase: database en opslag van geüploade documenten en foto's (servers in Frankfurt, Duitsland)
• Vercel (VS): hosting van de website en de servers waarmee de app communiceert
• Resend (VS): verzending van e-mails, zoals wachtwoordherstel en meldingen
• Mollie (Nederland): betaling van boetes
• Expo, Apple en Google: bezorging van pushmeldingen (zie hierboven)
• PostHog: gebruiksstatistieken en, alleen met uw toestemming, sessie-opnames (zie hierboven; servers in Frankfurt, Duitsland)
• Didit (Spanje; servers in Ierland): controle van uw identiteitsbewijs in het werknemersportaal (zie paragraaf 10f)
• PDOK Locatieserver (Nederlandse overheid): zet een postcode om in een globale locatie (zie paragraaf 10d); wij sturen alleen de postcode

Account verwijderen

U kunt uw account in de app verwijderen. Werknemers gaan naar Account → Account verwijderen en sturen daarmee een verzoek, dat wij uiterlijk binnen één maand afhandelen. Werkgevers gaan naar Meer → Wachtwoord en account; het account wordt dan direct verwijderd. Zonder de app kunt u verwijdering aanvragen via info@toptalentjobs.nl. Op de pagina Account verwijderen leest u precies hoe dat werkt en welke gegevens wij vanwege de wettelijke bewaarplicht bewaren (zie ook paragraaf 6).

10d. Afstand tot diensten en relevante meldingen

In het werknemersportaal en in de app ziet u bij een open dienst ongeveer hoe ver die van u af ligt, en u kunt diensten filteren op afstand. Ook sturen wij meldingen over een nieuwe dienst alleen naar werknemers voor wie de dienst relevant is: de functie past, de dienst valt binnen de beschikbaarheid die u heeft opgegeven, u heeft de werkgever niet verborgen en, als u een maximale afstand heeft ingesteld, de dienst ligt binnen die afstand.

• Alleen uw postcode: om de afstand te kunnen berekenen sturen wij uw postcode (en voor een dienst de postcode van de werklocatie of de werkgever) naar de PDOK Locatieserver van de Nederlandse overheid. Wij sturen geen straat, huisnummer, naam of andere gegevens mee.
• Globale locatie: PDOK geeft het middelpunt van het postcodegebied terug. Wij bewaren dat afgerond (op ongeveer 100 meter), niet uw exacte adres.
• Hemelsbreed: de afstand is in een rechte lijn berekend, niet de reisafstand of reistijd.
• Zelf in de hand: u bepaalt zelf of u een maximale afstand instelt en welke werkgevers u bewaart of verbergt (in het werknemersportaal onder Instellingen en Account). Zonder postcode ziet u geen afstand en krijgt u meldingen ongeacht de afstand.
• Favorieten: u ziet bij welke werkgevers u als favoriet staat. Werkgevers zien niet welke werkgevers u heeft bewaard of verborgen.

Wij doen dit om onze bemiddeling uit te voeren en u passende diensten aan te bieden (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Wij bewaren de globale locatie niet langer dan uw postcode: wijzigt u uw postcode, dan vervangen wij hem; wist u uw postcode, dan wissen wij hem. Vraagt u om verwijdering van uw account, dan wissen wij direct de globale locatie, uw maximale afstand en de werkgevers die u heeft bewaard of verborgen.

10e. Beoordelingen van werkgevers

Na een afgeronde dienst kunt u als werknemer de werkgever beoordelen: een score van 1 tot 5 sterren, desgewenst drie deelscores (duidelijke instructies, sfeer en behandeling, werk zoals beschreven) en een korte opmerking. Een beoordeling geven is vrijwillig. U kunt één beoordeling per dienst geven, tot 14 dagen na de dienst. Wij sturen u na een dienst hooguit één pushmelding met de vraag of u de werkgever wilt beoordelen.

• Anoniem voor werkgevers: werkgevers zien alleen het aantal beoordelingen en de gemiddelden van alle beoordelingen samen; een gemiddelde pas vanaf drie beoordelingen. Zij zien niet wie welke beoordeling gaf, niet wanneer, en nooit uw opmerking.
• Andere werknemers zien bij een dienst hetzelfde gemiddelde en het aantal beoordelingen, zonder namen of opmerkingen.
• Alleen TopTalent ziet bij een beoordeling uw naam, de dienst en uw opmerking. Wij gebruiken dat om de kwaliteit van onze werkgevers te bewaken en om ongepaste beoordelingen te kunnen verbergen.
• Kengetallen over werkgevers: bij een dienst tonen wij ook hoe snel de werkgever gewoonlijk over reacties beslist, in hoeveel procent van zijn diensten met reacties hij iemand kiest en binnen hoeveel dagen hij zijn facturen van TopTalent gewoonlijk betaalt. De eerste twee berekenen wij uit de diensten en aanmeldingen van de laatste 90 dagen; de betaaltermijn uit de facturen die in de laatste 180 dagen zijn betaald, van de factuurdatum tot de dag waarop wij de betaling hebben verwerkt. Elk kengetal tonen wij pas vanaf drie waarnemingen. Ze gaan over de werkgever, niet over u. De werkgever ziet dezelfde kengetallen over zichzelf in zijn portaal.

Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): de kwaliteit van onze bemiddeling bewaken en werknemers helpen een werkgever te kiezen. Vraagt u om verwijdering van uw account, dan wissen wij direct de beoordelingen die u heeft gegeven.

10f. Controle van uw identiteit (ID-check)

Waarom controleren wij uw identiteit?

Voordat u als zzp'er op diensten kunt reageren, controleren wij uw identiteitsbewijs. Verloopt uw document, dan vragen wij u de controle opnieuw te doen. Wij doen dit om:

• te voorkomen dat iemand zich voordoet als een ander;
• te voorkomen dat iemand anders onder uw account werkt;
• snel te kunnen laten zien wie er op een dienst werkte, als de Nederlandse Arbeidsinspectie daarom vraagt.

Wij doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG). Wij hebben afgewogen of dit nodig is en of het niet te veel van u vraagt. Die afweging kunt u bij ons opvragen. Bij uw inschrijving als kandidaat vragen wij niet om uw identiteitsbewijs.

Hoe werkt het?

U kiest zelf hoe:

1. Via Didit.In het werknemersportaal opent u de beveiligde pagina van Didit. U maakt daar met de camera van uw telefoon foto's van uw paspoort of identiteitskaart (op een computer toont Didit een QR-code waarmee u verdergaat op uw telefoon). Er wordt geen selfie of video van uw gezicht gemaakt, uw gezicht wordt niet vergeleken met de foto op uw document, er wordt geen geluid opgenomen en er worden geen biometrische gegevens gebruikt. Didit leest het document uit en controleert of het echt is. De foto's blijven bij Didit; wij slaan ze niet op. Is er twijfel, dan bekijkt een medewerker van TopTalent de controle in de beveiligde omgeving van Didit.
2. Via een videocall. U laat uw identiteitsbewijs zien in een videocall met TopTalent. Wij nemen de videocall niet op en maken geen foto of schermafbeelding. U mag uw burgerservicenummer (BSN) afdekken. Wij noteren alleen de gegevens die hieronder staan.

Didit

Didit (Didit Identity Spain S.L., Barcelona, Spanje) verwerkt de gegevens van de controle op servers van Amazon Web Services in Ierland. Didit werkt daarbij in onze opdracht (verwerker). Wij hebben bij Didit uitgezet dat uw gegevens worden gebruikt om zijn systemen te trainen. Didit verwijdert de foto's en gegevens van de controle zodra wij hebben beslist, en anders uiterlijk na 1 maand.

Voor één beperkt doel is Didit zelf verantwoordelijk (verwerkingsverantwoordelijke): Didit gebruikt gepseudonimiseerde gegevens uit de controle om fraude en misbruik te bestrijden en om zijn eigen platform te beveiligen. Dat staat los van het verwijderen hierboven. Meer daarover leest u in de Verification Privacy Notice van Didit (Engelstalig).

Welke gegevens bewaren wij?

Na de controle bewaren wij bij TopTalent alleen een controlerecord:

• uw naam en geboortedatum zoals op het document, en uw nationaliteit;
• het soort document, het documentnummer, het land van uitgifte en de vervaldatum;
• of u uit de EER of Zwitserland komt en of de naam op het document overeenkomt met de naam in uw account;
• de uitslag (goedgekeurd of afgewezen), bij een afwijzing de reden, wie besliste en wanneer, en het kenmerk van de controle bij Didit.

Wij bewaren geen kopie of foto van uw identiteitsbewijs, geen burgerservicenummer (BSN) en geen beelden. Het controlerecord staat in onze database in Frankfurt (Duitsland). Wij geven het niet aan horecazaken; alleen als de Nederlandse Arbeidsinspectie daarom vraagt, laten wij zien wie er op een dienst werkte.

Hoe lang bewaren wij het?

Wij bewaren het controlerecord tot 31 december van het vijfde jaar na het jaar waarin u uw laatste dienst via TopTalent deed. Werkte u voor het laatst in 2026, dan bewaren wij het dus tot en met 31 december 2031. Heeft u nog geen dienst gedaan, dan rekenen wij vanaf het jaar van de controle. Wij bewaren het zo lang omdat de Nederlandse Arbeidsinspectie ook achteraf kan vragen wie er op een dienst werkte (artikel 15a Wet arbeid vreemdelingen). Daarom blijft het controlerecord ook bewaard als u uw account laat verwijderen. Na die datum verwijderen wij het.

Wie beslist?

Keurt Didit uw document goed en klopt alles (een geldig paspoort of een geldige identiteitskaart, uw naam komt overeen met uw account en u komt uit de EER of Zwitserland), dan keurt ons systeem de controle automatisch goed. Klopt er iets niet of is er twijfel, dan beoordeelt een medewerker van TopTalent de controle. Wij wijzen nooit automatisch af: een afwijzing doet altijd een medewerker. Wijzen wij af, dan ziet u de reden en kunt u het opnieuw proberen of kiezen voor een videocall.

Komt u van buiten de EER of Zwitserland?

De EER is de Europese Unie plus IJsland, Liechtenstein en Noorwegen. Komt u van daarbuiten en ook niet uit Zwitserland, dan beoordeelt altijd een medewerker van TopTalent uw controle. De Wet arbeid vreemdelingen (artikel 15) vraagt dan om een kopie van uw identiteitsbewijs; een controle via Didit of een videocall alleen is dan niet genoeg. U uploadt die kopie in het werknemersportaal bij Documenten. Wij bewaren de kopie beveiligd, tot 31 december van het vijfde jaar na het jaar waarin uw werk via TopTalent eindigde, ook als u uw account laat verwijderen. De grondslag hiervoor is onze wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG). Een werk- of verblijfsvergunning die u bij Documenten heeft geüpload, bewaren wij tot dezelfde datum (Wet arbeid vreemdelingen).

Eerder geüploade kopieën

Heeft u eerder een kopie van uw identiteitsbewijs bij ons geüpload, bijvoorbeeld bij uw inschrijving? Die kopie verwijderen wij. Werkt u via TopTalent, dan leggen wij daarbij het controlerecord hierboven vast. U hoeft daar niets voor te doen. Komt u van buiten de EER of Zwitserland, dan bewaren wij de kopie zoals hierboven staat.

Uw rechten

U kunt uw gegevens inzien en laten verbeteren, en u kunt bezwaar maken tegen de controle (zie paragraaf 12). Bij bezwaar kijken wij naar uw persoonlijke situatie. Zonder controle kunt u niet via TopTalent werken, maar u kunt altijd kiezen voor een videocall in plaats van Didit. Vragen? Mail naar info@toptalentjobs.nl.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking:

Technische maatregelen

• SSL/TLS-versleuteling voor alle dataverkeer op onze website
• Versleuteling van gevoelige gegevens in opslag
• Firewalls en intrusion detection systemen
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Sterke wachtwoordpolicies en tweefactorauthenticatie
• Automatische back-ups van gegevens

Organisatorische maatregelen

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers
• Bewustwordingstraining voor medewerkers
• Procedures voor het melden van datalekken
• Periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen

Datalekken

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag 100% veilig zijn. Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan zullen wij:

• Het datalek binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (indien vereist)
• U informeren indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt
• Alle nodige maatregelen treffen om de gevolgen te beperken

12. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

12.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie van deze gegevens te ontvangen.

12.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.

12.3 Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') (artikel 17 AVG)

U heeft in bepaalde gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer:

• De gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
• U uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is
• U bezwaar maakt en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn

Dit recht is niet absoluut; wij kunnen verwijdering weigeren indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.

Heeft u een account voor de app of een van onze portalen? Op de pagina Account verwijderen leest u hoe u dat account laat verwijderen, ook zonder de app.

12.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.

12.5 Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

12.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Wanneer de verwerking gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang
• Tegen direct marketing (dit bezwaar wordt altijd gehonoreerd)

Dit geldt ook voor de controle van uw identiteit (paragraaf 10f).

12.7 Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG)

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij gebruiken AI-ondersteunde screening om kandidaatprofielen te evalueren. De AI genereert een score en aanbeveling, maar de eindbeslissing wordt altijd door een medewerker genomen. U kunt altijd een menselijke herbeoordeling aanvragen. Bij de controle van uw identiteit (paragraaf 10f) kan ons systeem de controle automatisch goedkeuren. Afwijzen doet altijd een medewerker van TopTalent.

12.8 Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: info@toptalentjobs.nl
• Post: TopTalent B.V., t.a.v. Privacy, Utrecht

Wij zullen uw verzoek binnen één maand behandelen. In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij u vragen om aanvullende informatie te verstrekken.

13. Intrekken van toestemming

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt uw toestemming intrekken door:

• Contact met ons op te nemen via info@toptalentjobs.nl
• De afmeldlink in onze e-mails te gebruiken (voor nieuwsbrieven)
• Uw cookievoorkeuren aan te passen via de cookie-instellingen op onze website

14. Klachtenprocedure en Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u ontevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, horen wij dat graag. Neem in eerste instantie contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

15. Wijzigingen in deze privacy policy

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij raden u aan om deze privacy policy regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Bij substantiële wijzigingen die van invloed zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij u hierover actief informeren, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op onze website.

De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan deze privacy policy.

16. Contactgegevens voor privacygerelateerde vragen

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacy policy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Wij streven ernaar om uw vragen en verzoeken zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen de wettelijke termijnen, te beantwoorden.