Privacy Policy

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Voor vragen over deze privacy policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaande contactgegevens.

2. Toepasselijkheid en reikwijdte

Deze privacy policy is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van:

• Sollicitanten: personen die solliciteren naar een functie via TopTalent of zich inschrijven in onze kandidatenpool
• (Flex)medewerkers en uitzendkrachten: personen die via TopTalent werkzaam zijn bij opdrachtgevers
• ZZP'ers: zelfstandige professionals die via TopTalent worden bemiddeld naar opdrachtgevers
• Opdrachtgevers: horecabedrijven, evenementenlocaties, cateringbedrijven en andere zakelijke klanten
• Websitebezoekers: personen die onze website bezoeken
• Contactpersonen: personen die contact met ons opnemen via telefoon, e-mail of andere communicatiekanalen

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

Afhankelijk van uw relatie met TopTalent verwerken wij verschillende categorieën persoonsgegevens:

3.1 Identiteits- en contactgegevens

• Voor- en achternaam, voorletters, titulatuur
• Geslacht en geboortedatum
• Geboorteplaats en geboorteland
• Adresgegevens (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land)
• Telefoonnummer(s) en e-mailadres(sen)
• Nationaliteit
• Kopie identiteitsbewijs (voor wettelijke identificatieplicht)

3.2 CV- en sollicitatiegegevens

• Curriculum vitae (CV) en motivatiebrieven
• Opleidingsgegevens en diploma's
• Certificaten en vakbekwaamheidsbewijzen (zoals HACCP, BHV, Sociale Hygiëne)
• Referenties en referentiegegevens
• Sollicitatienotities en beoordelingen
• Profielfoto (indien door u verstrekt)

3.3 Werkervaring, beschikbaarheid en vaardigheden

• Werkervaring en arbeidsverleden in de horeca
• Functievoorkeuren en gewenst salaris
• Beschikbaarheid en werkbare uren
• Specifieke horecavaardigheden (barista, barkeeper, bediening, keuken, etc.)
• Talenkennis en communicatieve vaardigheden
• Eigen vervoer en reisbereidheid
• Fysieke mogelijkheden relevant voor de functie

3.4 Burgerservicenummer (BSN)

• Burgerservicenummer (uitsluitend indien wettelijk verplicht voor loonadministratie en belastingaangifte)
• Het BSN wordt alleen verwerkt op grond van artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG en relevante fiscale wetgeving

3.5 Bank- en betaalgegevens

• IBAN-rekeningnummer en tenaamstelling
• Loonheffingskorting en loonbelastingverklaring
• Eventuele loonbeslagen (indien van toepassing)

3.6 Contract- en plaatsingsgegevens

• Arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht
• Urenregistraties en werkroosters
• Plaatsingsgegevens bij opdrachtgevers
• Verlof- en verzuimregistratie
• Functioneringsgesprekken en beoordelingen
• Eventuele incidenten of klachten

3.7 Communicatiegegevens

• E-mailcorrespondentie
• Telefoonnotities en WhatsApp-berichten (zakelijk)
• Feedback en evaluaties
• Klachten en geschillen

3.8 Website- en cookiegegevens

• IP-adres en browsertype
• Apparaatgegevens en besturingssysteem
• Bezochte pagina's en klikgedrag
• Datum en tijdstip van websitebezoek
• Verwijzende website (referrer)
• Cookie-voorkeuren

3.9 Gegevens van opdrachtgevers

• Bedrijfsnaam en rechtsvorm
• KvK-nummer en BTW-nummer
• Vestigingsadres en factuuradres
• Contactpersonen en hun contactgegevens
• Bankgegevens voor facturatie
• Contractgegevens en tariefafspraken

4. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Werving en selectie

• Beoordelen van sollicitaties en geschiktheid voor functies
• Matchen van kandidaten met vacatures en opdrachten
• Opbouwen en onderhouden van een kandidatenpool
• Uitvoeren van referentiechecks
• Communicatie over beschikbare functies en opdrachten

4.2 Uitvoering arbeidsovereenkomst/bemiddeling

• Aangaan en uitvoeren van arbeidsovereenkomsten of overeenkomsten van opdracht
• Planning en inzet van personeel bij opdrachtgevers
• Spoedplaatsingen en last-minute personeelsinzet
• Communicatie over werkzaamheden, roosters en wijzigingen

4.3 Verloning en salarisadministratie

• Berekenen en uitbetalen van loon, toeslagen en onkostenvergoedingen
• Inhouden en afdragen van loonheffingen en sociale premies
• Verstrekken van loonstroken en jaaropgaven
• Samenwerking met payroll- en backofficepartijen

4.4 Planning en urenregistratie

• Opstellen en beheren van werkroosters
• Registreren van gewerkte uren
• Accorderen van urenstaten
• Verlof- en verzuimadministratie

4.5 Facturatie en debiteurenbeheer

• Opstellen en verzenden van facturen aan opdrachtgevers
• Incasso van openstaande vorderingen
• Financiële administratie en rapportage

4.6 Wettelijke verplichtingen

• Voldoen aan fiscale verplichtingen (Belastingdienst)
• Identificatieplicht en verificatie van identiteit
• Wet arbeid vreemdelingen (WAV) en controle werkvergunningen
• Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (WAADI)
• Arbo-wetgeving en veiligheidsverplichtingen
• Pensioenverplichtingen (StiPP)
• NEN 4400-1 / SNA-certificering en normering

4.7 Relatiebeheer en communicatie

• Onderhouden van contact met kandidaten en opdrachtgevers
• Versturen van nieuwsbrieven en relevante informatie (met toestemming)
• Klanttevredenheidsonderzoeken
• Behandelen van vragen, klachten en geschillen

4.8 Websitebeheer en verbetering dienstverlening

• Waarborgen van de technische functionaliteit van de website
• Analyseren van websitegebruik en verbeteren van de gebruikerservaring
• Beveiligen van de website tegen misbruik

5. Rechtsgrondslagen conform artikel 6 AVG

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

5.1 Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG)

Verwerking die noodzakelijk is voor:

• Het aangaan en uitvoeren van een arbeidsovereenkomst of uitzendovereenkomst
• Het uitvoeren van bemiddelingsactiviteiten
• Het uitvoeren van overeenkomsten met opdrachtgevers
• Precontractuele maatregelen (sollicitatieprocedure)

5.2 Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG)

Verwerking die noodzakelijk is voor:

• Fiscale verplichtingen (bewaren administratie, aangifte loonheffingen)
• Identificatieplicht werkgever (Wet op de identificatieplicht)
• Wet arbeid vreemdelingen (WAV)
• WAADI-registratie en ketenaansprakelijkheid
• Pensioenwetgeving
• Arbeidsomstandighedenwet

5.3 Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang voor:

• Marketing en acquisitie (met inachtneming van opt-out mogelijkheden)
• Beveiliging van systemen en gegevens
• Verbetering van onze dienstverlening
• Interne bedrijfsvoering en managementrapportages
• Juridische claims en geschillen

5.4 Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG)

Verwerking op basis van uw uitdrukkelijke toestemming voor:

• Opname in onze kandidatenpool voor toekomstige vacatures
• Versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
• Plaatsing van niet-noodzakelijke cookies
• Delen van gegevens met derden buiten de directe dienstverlening

U kunt een gegeven toestemming te allen tijde intrekken. Zie hiervoor paragraaf 12.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijk vereist. Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen per categorie:

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt.

7. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

7.1 Opdrachtgevers

Om onze dienstverlening uit te voeren, delen wij relevante gegevens met opdrachtgevers (horecabedrijven, evenementenlocaties, cateringbedrijven), waaronder:

• Naam en contactgegevens
• Relevante werkervaring en vaardigheden
• Beschikbaarheid
• Certificaten relevant voor de functie

Gevoelige gegevens zoals BSN en bankgegevens worden nimmer met opdrachtgevers gedeeld.

7.2 Dienstverleners en verwerkers

Wij maken gebruik van de volgende categorieën dienstverleners die als verwerker optreden:

• Salarisverwerkers en payroll-partners: voor de uitvoering van de loonadministratie
• Boekhoudsoftware en administratiekantoren: voor financiële administratie
• ATS-systemen (Applicant Tracking System): voor werving en selectie
• Planningssoftware: voor roostering en urenregistratie
• Hostingproviders: voor het hosten van onze website en systemen
• E-mailproviders: voor zakelijke communicatie
• CRM-systemen: voor relatiebeheer

Met alle verwerkers hebben wij verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de eisen van artikel 28 AVG.

7.3 Overheidsinstanties

Wij zijn wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verstrekken aan:

• Belastingdienst (loonheffingen, btw-aangifte)
• UWV (sociale verzekeringen, ziekmeldingen)
• Pensioenfonds StiPP
• Inspectie SZW (bij controles)
• Justitiële autoriteiten (bij gerechtelijk bevel)

7.4 Certificerende instanties

In het kader van onze SNA-certificering (NEN 4400-1) kunnen gegevens worden ingezien door auditoren van de Stichting Normering Arbeid.

7.5 Overige derden

• Juridische adviseurs en advocaten (bij geschillen)
• Verzekeraars (bij claims of aansprakelijkheidskwesties)
• Incassobureaus (bij openstaande vorderingen)

8. Doorgifte buiten de Europese Unie

In beginsel worden uw persoonsgegevens verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien wij gebruikmaken van dienstverleners die gegevens verwerken buiten de EER, zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land
• Standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie
• Binding Corporate Rules (BCR's)
• Andere wettelijk toegestane mechanismen

Dit kan van toepassing zijn bij het gebruik van diensten zoals Google (Analytics), Microsoft, of cloudproviders met servers buiten de EU. U kunt bij ons navragen welke waarborgen in specifieke gevallen zijn getroffen.

9. Cookies en tracking

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Hieronder vindt u informatie over de verschillende soorten cookies die wij gebruiken:

9.1 Noodzakelijke/functionele cookies

Deze cookies zijn essentieel voor het functioneren van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld. Ze worden gebruikt voor:

• Onthouden van uw cookievoorkeuren
• Sessiemanagement en beveiliging
• Werking van formulieren

9.2 Analytische cookies

Met uw toestemming gebruiken wij analytische cookies om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken:

• Google Analytics: voor websitestatistieken (IP-anonimisering ingeschakeld)
• Bezoekersaantallen en paginaweergaven
• Herkomst van bezoekers
• Gebruikte apparaten en browsers

9.3 Marketing cookies

Met uw toestemming kunnen wij marketing cookies plaatsen voor:

• Gerichte advertenties op sociale media (Meta/Facebook, LinkedIn)
• Remarketing en retargeting
• Conversietracking

9.4 Cookievoorkeuren beheren

Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om uw cookievoorkeuren aan te geven. U kunt uw voorkeuren te allen tijde wijzigen via de cookie-instellingen op onze website of via uw browserinstellingen.

10. Gebruik van externe systemen

Voor onze bedrijfsvoering maken wij gebruik van diverse externe systemen en software:

Met alle leveranciers die persoonsgegevens verwerken zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.

11. Beveiliging van persoonsgegevens

Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens serieus en hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeautoriseerde toegang, wijziging of openbaarmaking:

Technische maatregelen

• SSL/TLS-versleuteling voor alle dataverkeer op onze website
• Versleuteling van gevoelige gegevens in opslag
• Firewalls en intrusion detection systemen
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Sterke wachtwoordpolicies en tweefactorauthenticatie
• Automatische back-ups van gegevens

Organisatorische maatregelen

• Beperkte toegang tot persoonsgegevens (need-to-know basis)
• Geheimhoudingsverklaringen voor medewerkers
• Bewustwordingstraining voor medewerkers
• Procedures voor het melden van datalekken
• Periodieke evaluatie van beveiligingsmaatregelen

Datalekken

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan geen enkele methode van gegevensoverdracht of opslag 100% veilig zijn. Mocht er onverhoopt een datalek plaatsvinden waarbij uw persoonsgegevens betrokken zijn, dan zullen wij:

• Het datalek binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (indien vereist)
• U informeren indien het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt
• Alle nodige maatregelen treffen om de gevolgen te beperken

12. Uw rechten als betrokkene

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

12.1 Recht op inzage (artikel 15 AVG)

U heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij van u verwerken en een kopie van deze gegevens te ontvangen.

12.2 Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)

U heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren of aanvullen.

12.3 Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') (artikel 17 AVG)

U heeft in bepaalde gevallen het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen, bijvoorbeeld wanneer:

• De gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze zijn verzameld
• U uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond is
• U bezwaar maakt en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn

Dit recht is niet absoluut; wij kunnen verwijdering weigeren indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te bewaren.

12.4 Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG)

U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de juistheid van de gegevens betwist.

12.5 Recht op dataportabiliteit (artikel 20 AVG)

U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

12.6 Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Wanneer de verwerking gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang
• Tegen direct marketing (dit bezwaar wordt altijd gehonoreerd)

12.7 Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 AVG)

U heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit dat voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Wij maken geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming.

12.8 Uitoefening van uw rechten

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact met ons opnemen via:

• E-mail: info@toptalentjobs.nl
• Post: TopTalent B.V., t.a.v. Privacy, Utrecht

Wij zullen uw verzoek binnen één maand behandelen. In complexe gevallen kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, waarvan wij u tijdig op de hoogte stellen. Om uw identiteit te verifiëren kunnen wij u vragen om aanvullende informatie te verstrekken.

13. Intrekken van toestemming

Wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens gebaseerd is op uw toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze toestemming in te trekken. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kunt uw toestemming intrekken door:

• Contact met ons op te nemen via info@toptalentjobs.nl
• De afmeldlink in onze e-mails te gebruiken (voor nieuwsbrieven)
• Uw cookievoorkeuren aan te passen via de cookie-instellingen op onze website

14. Klachtenprocedure en Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u ontevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, horen wij dat graag. Neem in eerste instantie contact met ons op, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

15. Wijzigingen in deze privacy policy

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op onze website. Wij raden u aan om deze privacy policy regelmatig te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Bij substantiële wijzigingen die van invloed zijn op de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij u hierover actief informeren, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op onze website.

De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan deze privacy policy.

16. Contactgegevens voor privacygerelateerde vragen

Voor vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot deze privacy policy of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen:

Wij streven ernaar om uw vragen en verzoeken zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen de wettelijke termijnen, te beantwoorden.